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Association/Tresorerie – Trac ResEl
wiki:Association/Tresorerie

TODO: Mettre à jour cette page à 2016

La trésorerie

/!\

Il y a un gros travail à fournir sur :

  • La gestion des chèques
  • Les transferts d'argent entre les caisses ou la banque et le compte PayPal? (édition de la BDD fastidieuse)
  • Les mails de rappel des cotisations à envoyer : dur de les modifier, automatiser les mails ?

/!\

Remarques générales sur les comptes

Les comptes d'une association doivent être équilibrés, c'est à dire qu'en une année il faut qu'il y ait autant de recettes que de dépenses. Y penser lors de l'AG. Toutefois, il est possibles de garder une réserve d'une année sur l'autre, pour un projet ou une raison particulière. Au ResEl, il faut toujours garder une réserve d'une année sur l'autre pour prévenir les coups durs (plein de machines qui tombent en panne en même temps...)

Tout achat doit être justifié par une facture. Un livre de compte doit être tenu. Les opérations détaillés de chaque mois sont disponibles numériquement sur le site de la bnp (https://www.secure.bnpparibas.net).

/!\ On paie rien à la BNP.
La BNP faisait payer 4.19€ par mois pour entretenir le compte, avec un relevé détaillé tous les mois, mais sans carte bleue.
Une carte de paiement a été demandée à la BNP car c'est plus pratique pour les paiements sur internet (achat de matériel etc...). J'ai obtenu ce service gratuitement et on ne paiera rien pour l'année à venir, mais je pense qu'il faut se méfier de l'année suivante où elle risque de devenir payante sans que personne ne nous dise rien.

/!\ Dépot de chèques et liquidités.
Notre agence est situé au 28 Rue d'Aiguillon, 29200 Brest.
Notre conseiller principal est M Coroller (02.98.80.83.03), toutefois il arrive que nous ayons affaire à M Kerandel (02.98.80.83.60) le "responsable jeunes" de l'agence.
Pour les dépôts de liquide, le principe est simple : on demande deux jolies sachets plastiques à la guichetière (une pour les pièces et une pour les billets), on les remplit et y inscrit les montants. On lui rend et voilà! Elle vous rendra un bordereau pour conserver une trace.
Pour les chèques (ATTENTION! Un chèque est valide 1 an et 1 jour), avant on utilisait l'interface ra2 pour générer un bordereau de chèques tout beau qu'il suffisait d’imprimer. La banque accepte aussi que l'on rende tous les chèques dans un sachet en indiquant simplement le montant total et le nombre de chèques. Toutefois cette méthode ne permet pas de garder une trace des chèques qui ont été déposés. C'est au trésorier de choisir sa méthode.

Le compte PayPal?

Le ResEl a un compte Paypal pour permettre aux adhérents de payer par internet. Cette solution était facile et rapide à mettre en place (et légale) mais il est fort possible que l'on puisse faire mieux. Le compte est à l'adresse tresorier@…. Pour changer le mot de passe du compte, il faut avoir accès au téléphone personnel du trésorier (heureusement...).

Les 1ères tâches d'un nouveau trésorier

Changer les ayants droits sur les comptes de l'association (compte chèque courant et compte épargne)

  • Pour cela il faut prendre rendez-vous avec le conseiller BNP (voir chapitre précédent) pour récupérer les papiers nécessaires à la procédure

Changer le code ET le numéro de téléphone associé au compte du site Web BNP

  • A faire sur l'interface Web (voir lien chapitre précédent)

Changer le nom associé à la carte de paiement BNP

  • Là aussi il faut demander au conseiller BNP

S'abonner à tresorier@…

Changer le code et le numéro de téléphone associé au compte PayPal? (adresse du compte&nbsp: tresorier@…)

  • A voir avec l'ancien trésorier

Tenue du classeur de trésorerie et du livret de compta

Il y a 2 classeurs pour la trésorerie. Le premier sert à stocker les relevés de dépôts d'espèces et de chèques, et toutes les factures payées par le ResEl.
Le second classeur contient tous les documents administratifs liés a la BNP comme les relevés de compte à imprimer etc...

L'application de gestion des cotisations et cautions

Cette application a été développé par Ghislain Putois et fait partie de Reseladmin2. Elle permet de trouver facilement un chèque de cotiz ou de caution dans la masse de chèques, et de savoir qui n'a pas payé sa cotiz. Idéalement, elle devrait aussi pouvoir permettre de voir les chèques de caution arrivant à terme de validité (un chèque est valable 1 an et 1 jour), mais ce n'est pas encore le cas. Elle est basée sur une base de données SQL. 1 champ cotiz et caution sont également modifiés dans le LDAP. Pour entrer ou consulter des infos concernant la trésorerie sur une personne, il suffit de faire une recherche de son nom ou prénom, et de choisir celui correspondant dans les résultats trouvés. On accède alors à une page détaillant tout ce qui concerne la trésorerie sur cette personne.

Application mise à jour par Atz (Thomas Villaren) en 2006/2007.
Application mise à jour par Junior (Raphaël Bissauge) en 2007/2008.

Prélude : Qui paie sa cotiz

Doit payer sa cotiz (pour les scripts), toute personne ayant utilisé une machine au cours de l'année en cours, à Brest, ou à Rennes.
Les scripts se basent sur le « Last Date » et « days » du LDAP. Ils vérifient si la machine a été utilisée durant l'année en cours. Cela permet de savoir qui utilise les services du ResEl. Le champs days s'incrémente à chaque fois qu'une des machines d'une personne est détectée au niveau du swith, bien sûr au maximum une fois par jour par personne.

Il existe des exceptions pour les JI qui reviennent que quelques jours sur le campus et qui ont quand même besoin du ResEl. Ils peuvent être exemptés. Nous en parlerons dans un paragraphe ultérieur.

Pour les mauvais payeurs : le blacklistage permet de couper les gens au niveau de Grandours. Un paragraphe ultérieur détaillera ça aussi.

Structure du champ cotiz dans le ldap et politique générale

Le champ cotiz est un champ du LDAP, présent dans la fiche des ReselPerson?. C'est un champ multiple, qui permet de garder les informations de l'année passée.

Voilà un récapitulatif des valeurs qu'il peut prendre :

L'année en cours si il a payé sa cotisation (année de début de l'année scolaire).
BLACKLIST[anneeencours] : Pour les gens qui n'ont pas payé leur cotisation et qui méritent d'être coupés.
EXEMPTE[anneeencours] : Pour ceux qui n'ont pas à payer de cotisation, mais on veut pas les voir dans les gens qui n'ont pas payés (ex : JI)

Seule l'année en cours est prise en compte par les scripts. Même si on garde les informations des années passées, elles ne sont pas regardées. Ainsi BLACKLIST2014 n'aura aucun impact en 2015 ! Et 2014 présent dans le champ cotiz ne veut pas dire qu'il a payé sa cotisation pour l'année 2015 !

Cet historique est juste pour le trésorier qui voit tout de suite les récidivistes.

Interface web pour la gestion de la trésorerie

Sur https://admin.resel.fr, dans le menu à droite se trouve l'ensemble des pages relatives à la trésorerie.

On y trouve :

  • Caisse
  • Recherche
  • Utilisateurs blacklistés
  • Liste Blacklistage (vieux, à supprimer)
  • Bordereau banque
  • Liste des cautions (vieux, à supprimer)

Chaque page a son importance, je vais toutes les détailler.

TO DO: supprimer les pages "Liste Blacklistage" et "Liste des cautions".

Caisse

Il s'agit de l'interface de rentrées des cotisations ou tout autre achat au ResEl. Le champ de recherche d'un membre permet de s'assurer qu'on choisit le bon. Il faut alors choisir:

  • La date (à ce jour par défaut)
  • Le type de paiement (important! Pour les comptes avant les dépôts à la banque)
  • La raison de la dépense
  • Le montant total (à la bonne valeur suivant les dépenses par défaut)
  • Le campus (important aussi pour le suivi)
  • Un commentaire (exemple: Patrick,personne qui a réglé le chèque différente du nouvel adhérent, etc.)

Si vous validez une cotisation pour un utilisateur, celui-ci recevra automatiquement un mail signé avec une clef dédiée (https://fr.wikipedia.org/wiki/Pretty_Good_Privacy) permettant d'attester de sa cotisation. Elle peut lui servir légalement de reçu et aussi prouver auprès du ResEl son paiement (normalement la cotisation est enregistrée dans la BDD). Notez que le système de signature permet de repérer si l'email a été falsifié ou non (par exemple un petit malin récupère le reçu d'un pote et y ajoute son nom).

La clé utilisée se trouve sur rat dans /root/.gnupg/, les fonctions PHP correspondantes sont sendSignedPaiementMail et checkedSignedPaiementMail dans le fichier /srv/www-s/ra-dev/tresorerie/function.perm.inc.php

Recherche

Cette page permet de faire une recherche des utilisateurs étant soumis à une cotisation (cf prélude).
On peut rechercher par nom, par prénom, par uid, par promo, etc. Peut afficher aussi tous les gens soumis à cotisation au ResEl en une seule fois.

Des filtres sont disponibles pour ne chercher que les gens qui ne sont pas à jour dans leur cotisation, qui sont présents depuis une certaine date, ou qui ont été présentes plus de 7 ou 30 jours sur le campus.

Le tableau retourné peut comporter plusieurs couleurs :

  • Blanc : Utilisateur à jour
  • Rouge : Doit payer
  • Gris : Blacklisté
  • (Je sais plus) : Exempté.

Lorsqu'un utilisateur n'a pas payé (mais n'est pas blacklisté ou exempté), des cases sont proposées pour envoyer des mails de rappels et pour les blacklister. Le blacklist envoie aussi un mail.
Les mails sont à modifier dans les fichiers sur Rat.

TODO : faire une page pour modifier facilement les mails qu'on envoie, pour ne pas être obligé de se connecter sur la machine.

Il faut cocher toutes les cases qu'on veut, et ensuite cliquer sur la box en bas de la page.

Utilisateurs blacklistés

C'est à partir de cette page que l'on peut dé-blacklister un utilisateur.
Cette page référence tous les gens blacklistés, avec un historique sur 3 ans.
Des tableaux séparés sont édités en fonction de l'année et un compte des utilisateurs est affiché.
L'option n'est disponible que pour l'année en cours.
On ne peut en effet pas déblacklisté quelqu'un lorsque l'année est passé. Cela permet de garder l'historique des mauvais payeurs, et de savoir si certains récidivent ou pas.

Le script regarde dans le champ cotiz « BLACKLIST[annéeencours] ».

Lors du déblacklistage, BLACKLIST[annéeencours] est effacé du champ cotiz.

Bordereau de banque

Lorsqu'on a rentré une cotisation, et renseigné les champs du chèque, une entrée MySQL est crée.
Cette page parcourt la base SQL et crée une feuille faisant office de bordereau de banque.

Pensez à sauvergarder le bordereau de dépôt, une fois édité, il n'apparaît plus.

Selectionner toutes les lignes, cliquer sur éditer pour obtenir le pdf.

TODO : problèmes d'encodage du pdf.

Base MySQL

/!\ N'oubliez pas de vider la base SQL en début d'année /!\

Cette base se situe sur Maya. On y accède par phpmyadmin, sous Ra2.

Elle contient les tables suivantes :

  • banque
  • caution
  • chequeCaution
  • chequeCotisation
  • cotisation
  • materiel
  • statut

Il faut vider les tables chequeCotisation et cotisation à la rentrée. Un backup peut quand même être bien au cas où.

Autres remarques

Il faut penser de temps en temps à redémarrer le firewall. Cela permet de mettre à jour les blocages liés aux "BLACKLIST[année]" à son niveau.

Last modified 23 months ago Last modified on Nov 8, 2016, 10:40:39 AM